In diesem Abschnitt erfahren Sie die wichtigsten Informationen zu allen gründungsrelevanten Behörden und Ämtern. Im Behördenwegweiser der Gründerplattform finden Sie außerdem die richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in Ihrer Region.
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Agentur für Arbeit, Berufsgenossenschaften, Finanz- und Gesundheitsamt, Amtsgerichte usw.: Bevor Sie mit Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer beruflichen Selbstständigkeit starten, müssen Sie einige Formalitäten erledigen. Ein Überblick.
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Von Gründungszuschuss über Einstiegsgeld bis hin zu Arbeitslosenversicherung und Betriebsnummern-Service: Die Agentur für Arbeit kann in vielerlei Hinsicht Ihr Ansprechpartner sein.
Wenn Sie ALG I beziehen, können Sie einen Gründungszuschuss beantragen. Dazu müssen Sie sich an Ihre Arbeitsagentur wenden. Insgesamt beträgt die Förderdauer bis zu 15 Monate. Voraussetzung dafür, den Gründungszuschuss zu erhalten, ist, dass Sie bei Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit noch einen Anspruch auf Arbeitslosengeld von mindestens 150 Tagen haben. Bei der Bewilligung des Gründungszuschusses handelt es sich um eine Ermessensleistung, es gibt keinen Rechtsanspruch.
Der Gründungszuschuss ist in zwei Förderphasen gegliedert: In den ersten sechs Monaten nach dem Unternehmensstart erhalten Gründerinnen und Gründer einen monatlichen Zuschuss in Höhe ihres individuellen monatlichen Arbeitslosengeldes sowie eine Pauschale von 300 Euro zur sozialen Absicherung. In einer zweiten Förderphase von neun Monaten wird nur noch die Pauschale von 300 Euro für die Sozialversicherung gezahlt. Allerdings müssen Gründerinnen und Gründer vor Beginn der zweiten Förderphase nachweisen, dass sie ihre Geschäftstätigkeit hauptberuflich betreiben.
Weitere Informationen:
Bundesagentur für Arbeit – Gründungszuschuss beantragen
Wer das Bürgergeld bezieht, kann für den Schritt in die Selbstständigkeit das Einstiegsgeld erhalten. Das Einstiegsgeld kann bei Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit als Zuschuss zum Bürgergeld gewährt werden. Darüber hinaus können zusätzliche Existenzgründungshilfen (z.B. für die Anschaffung von Betriebsmitteln) gewährt werden, wenn dies für die erfolgreiche Eingliederung in das Erwerbsleben erforderlich ist. Beantragt wird das Einstiegsgeld beim Träger der Grundsicherung vor Ort (Agentur für Arbeit, Kommune, Arbeitsgemeinschaft von Arbeitsagentur und Kommune).
Weitere Informationen:
Bundesagentur für Arbeit – Einstiegsgeld
Der Antrag auf freiwillige Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung wird bei der Arbeitsagentur am Wohnort gestellt, und zwar innerhalb der ersten drei Monate der Selbstständigkeit. Sie müssen beispielsweise anhand einer Gewerbeanmeldung oder einer Bescheinigung der Steuerberaterin bzw. des Steuerberaters nachweisen, dass Sie eine selbstständige Tätigkeit ausüben, die mindestens 15 Stunden wöchentlich beansprucht.
Weitere Informationen:
Bundesagentur für Arbeit – Freiwillige Arbeitslosenversicherung
Wenn Sie als Gewerbetreibende bzw. Gewerbetreibender oder Freiberuflerin bzw. Freiberufler sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Minijobber), 520 EUR-Kräfte oder Auszubildende beschäftigen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Beantragt wird die achtstellige Nummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit; die Beantragung erfolgt online. Hier erfahren Sie mehr.
Die achtstellige Betriebsnummer ist Grundlage für die Meldung zur Sozialversicherung. Mit ihr werden die Beschäftigten bei der Krankenkasse an- und abgemeldet, sowie die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abgerechnet. Außerdem ist sie für betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen oder Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft erforderlich.
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In den Amtsgerichten bzw. Registergerichten wird das Handelsregister geführt. Das Handelsregister ist ein Verzeichnis, in dem alle Kaufleute mit ihren Unternehmensdaten aufgeführt sind. Es kann von allen Interessierten im gemeinsamen Registerportal der Länder eingesehen werden. Hier erhalten Sie weitere Informationen zum gemeinsamen Registerportal der Länder.
Die Anmeldung zum Handelsregister muss notariell beglaubigt werden. Seit dem 1. August 2022 können Handelsregisteranmeldungen ebenfalls im Online-Verfahren beglaubigt werden.
Tipp: Die Industrie- und Handelskammern beantworten Ihre Fragen rund um den Handelsregistereintrag und geben hilfreiche Ratschläge. Mit Ihrem IHK-Experten können Sie die erforderlichen Schritte zur Anmeldung eines Unternehmens ebenso klären wie die korrekte Firmenbezeichnung oder die Höhe möglicherweise entstehender Gebühren. Hier gelangen Sie zum IHK-Finder.
Unternehmerinnen und Unternehmer, die nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen (Kleingewerbe). Mit dem Eintrag im Handelsregister werden sie zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann. Grundlage für ihre Geschäfte ist dann das Handelsgesetzbuch (HGB) und nicht das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Danach unterliegen sie beispielsweise der gesetzlichen Buchführung (doppelte Buchführung inkl. Jahresabschluss und Gewinn- und Verlustrechnung) oder erweiterten Sorgfaltspflichten beim Kauf von Waren.
Angehörige der Freien Berufe werden nicht im Handelsregister eingetragen. Dies gilt für einzelne Selbstständige genauso wie für Freiberuflerinnen und Freiberufler, die sich in einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zusammenschließen. Freiberuflerinnen und Freiberufler, die eine Partnerschaftsgesellschaft (PartG) gründen, werden im Partnerschaftsregister, das ebenfalls bei den Amtsgerichten geführt wird, eingetragen.
Immer wieder erhalten Gründerinnen und Gründer bzw. junge Unternehmerinnen und Unternehmer per Post „Angebote“, ihre Handelsregistereintragung in eine Datenbank („Firmenregister“, „Adressverzeichnis“) aufnehmen zu lassen. Diese „Angebote“ oder „Bescheide“ haben den Anschein einer Kostenrechnung und sind mit einem Überweisungsformular versehen. Sie treffen meist in den Unternehmen ein, kurz nachdem deren Handelsregistereintragung im elektronischen Registerportal der Länder veröffentlicht wurde. In den Unternehmen entsteht so der Eindruck, dass es sich dabei um eine Rechnung für die Aufnahme in staatliche Register handelt. Bei den Rechnungsbeträgen handelt es sich um nicht unerhebliche Beträge. Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz warnt vor diesen „Angeboten“.
Der Bundesanzeiger-Verlag hat auf seiner Webseite eineListe (Stand: Januar 2024, PDF, nicht barrierefrei) mit den bisher bekannten Anbietern solcher „Leistungen“ zusammengestellt. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Weitere Informationen:
Bundesministerium der Justiz: Recht des Handelsstandes sowie Handels- und Unternehmensregister
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Wer ein Unternehmen eröffnet, muss sich mit der zuständigen Berufsgenossenschaft in Verbindung setzen und klären, ob Versicherungspflicht besteht.
Die Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und für alle Betriebe, Einrichtungen und Freiberuflerinnen und Freiberufler zuständig (Ausnahme: landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften oder der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand). Über die Unfallversicherung hinaus kümmern sich die Berufsgenossenschaften auch um alle Aspekte der Arbeitssicherheit und -gesundheit. Sie beraten und überwachen Betriebe, bieten Schulungen an, stellen Informationsmaterial zur Verfügung usw.
Sicherheitshalber sollten Sie die zuständige Berufsgenossenschaft innerhalb einer Woche nach Gewerbeanmeldung bzw. Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit informieren, auch wenn es gängige Praxis ist, dass die Gewerbeämter die Gewerbeanmeldungen an die Berufsgenossenschaft versenden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen anmelden.
Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung fallen an, wenn die Unternehmerin bzw. der Unternehmer selbst dort versichert ist oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung trägt allein das Unternehmen.
Weitere Informationen:
Website Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)
Serviceportal der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV)
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Als Gründerin oder Gründer müssen Sie Ihrem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung bzw. Aufnahme Ihrer Tätigkeit den ausgefüllten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ übermitteln. In dem Fragenbogen müssen Sie u.a. Angaben zu Ihren künftigen Umsätzen und Gewinnen machen. Kalkulieren Sie dabei nicht zu knapp, um größere Steuernachzahlungen im Folgejahr zu vermeiden. Ändern sich Ihre Planungen nach Aufnahme Ihrer Tätigkeit, sollten Sie dies Ihrem Finanzamt mitteilen.
Folgende Fragebögen werden unterschieden:
Folgende Fragebögen sind elektronisch über das Online-Finanzamt „Mein ELSTER“ zu übermitteln:
Bei Gründung eines Vereins oder einer anderen Körperschaft des privaten Rechts gilt die elektronische Übermittlungspflicht noch nicht. Der in diesem Fall zu verwendende Fragebogen wird im Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung veröffentlicht.
Nach der Bearbeitung Ihres „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung" teilt Ihnen das Finanzamt Ihre Steuernummer mit, die Sie benötigen, um Rechnungen stellen zu können.
In dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ geben Sie auch an, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. In diesem Fall brauchen Sie keine Umsatzsteuer abzuführen. Weisen Sie als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus, müssen Sie die Steuer an das Finanzamt abführen.
Tipp: Ausführliche Informationen zum Thema Kleinunternehmerregelung finden Sie hier.
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Je nachdem, welche Tätigkeit Sie ausüben möchten, benötigen Sie eine Erlaubnis bzw. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Gesundheitsamtes bzw. Fachdienstes Gesundheit.
Für Gründungen im Bereich der Gastronomie muss beispielsweise eine Belehrung des Gesundheitsamtes oder einer beauftragten Ärztin bzw. eines beauftragten Arztes nach dem Infektionsschutzgesetz stattgefunden haben. Diese Bescheinigung ist bei der Gewerbeanmeldung vorzulegen und darf nicht älter als drei Monate sein.
Tipp: Was bei der Gründung im Bereich Gastronomie alles zu beachten ist, erfahren Sie beispielsweise im Leitfaden der IHK Ostbrandenburg. Hier gelangen Sie zum Web-Angebot.
Bei Gründungen in den Bereichen Gastronomie oder Kinderbetreuung wird das Gesundheitsamt oder das Gewerbeaufsichtsamt (regional unterschiedlich) z.B. auch die hygienischen Standards Ihrer Räumlichkeiten überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie neben einem behördlichen Führungszeugnis eine Bestätigung der IHK über die Teilnahme an einer Lebensmittelhygieneschulung vorweisen.
Freiberufliche Tätigkeiten, wie die Führung von Zahnarztpraxen, Arztpraxen sowie Praxen sonstiger Heilberufe, in denen invasive Tätigkeiten ausgeübt werden, werden entweder durch das Gesundheitsamt oder die zuständige Berufsgenossenschaft infektionshygienisch überprüft. Was eine Hygieneüberwachung in einer medizinischen Einrichtung alles beinhaltet – das wird beispielsweise auf dem Serviceportal der Stadt Berlin beschrieben.
Wenn Sie einen gastronomischen Betrieb führen oder Lebensmittel verkaufen, benötigen auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Amtsärztin bzw. des Amtsarztes („Gesundheitszeugnis“).
Ferner sind Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker ebenfalls dazu verpflichtet, eine Erlaubnis beim zuständigen Gesundheitsamtes einzuholen. Sie interessieren sich für eine Existenzgründung in der Gesundheitswirtschaft? Die IHK Reutlingen hat ein Merkblatt zu dem Thema veröffentlicht (PDF, nicht barrierefrei).
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Gewerbliche Gründerinnen und Gründer müssen ihr Vorhaben beim Gewerbeamt der Gemeinde bzw. Stadt, in der der Betrieb eröffnet wird, anmelden.
Dazu benötigen Sie:
Die Art der gewerblichen Tätigkeit sollten Sie möglichst genau beschreiben. Die Bearbeitung einer Gewerbeanmeldung dauert in der Regel nur wenige Tage.
Das Gewerbeamt informiert automatisch folgende Behörden, um Sie dort anzumelden: zuständige Berufsgenossenschaft, Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer (HWK), Amtsgericht (Handelsregister), das Gewerbeaufsichtsamt (zuständig für den Arbeits- und Gesundheitsschutz Ihrer Angestellten und Kunden; überprüft z.B. Öfen, Getränkeausschank). Gehen Sie auf Nummer sicher und prüfen Sie nach, ob alle genannten Stellen auch tatsächlich informiert wurden.
Tipp: Hier gelangen Sie zum Behördenwegweiser der Gründerplattform.
1. Erlaubnisfreies Gewerbe
Wenn Sie ein erlaubnisfreies Gewerbe anmelden, wird Ihnen die Anmeldung vom Gewerbeamt innerhalb von wenigen Tagen bestätigt. Mit einer Einschränkung: Wird ein überwachungsbedürftiges Gewerbe (z.B. Auskunftei, Detektei, Ehevermittlung, Alt- und Gebrauchtwarenhandel, Reisebüro; siehe § 38 Gewerbeordnung) ausgeübt, müssen Sie die folgenden Unterlagen selbst beantragen und der Gewerbeanmeldung beifügen:
2. Erlaubnispflichtiges Gewerbe
Erlaubnispflichtige Gewerbe können nur mit einer Zulassung begonnen und ausgeübt werden. Die Erlaubnis muss bei der zuständigen Behörde beantragt werden. Sie hängt – je nach Gewerbe – von verschiedenen Nachweisen ab, die die Gründerin bzw. der Gründer selbst beibringen muss. Erkundigen Sie sich frühzeitig bei Ihrer IHK, welche Erlaubnisse, Zulassungen und anderen Genehmigungen Sie für Ihre unternehmerische Tätigkeit benötigen. Hier gelangen Sie zum IHK-Finder.
Erkundigen Sie sich vor der Eröffnung Ihres Betriebs beim zuständigen Gewerbeaufsichtsamt, ob Ihre Betriebsräume und Anlagen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Die Gewerbeaufsichtsämter – je nach Bundesland auch Amt für Arbeitsschutz oder Staatliches Umweltamt – beaufsichtigen erlaubnis- bzw. genehmigungspflichtige Gewerbe während der gesamten Betriebsdauer auf Einhaltung der für das entsprechende Gewerbe geltenden Vorschriften und Pflichten des Arbeits-, Umwelt und Verbraucherschutzes.
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Gründerinnen und Gründer, die sich in einem Handwerk oder handwerksähnlichen Gewerbe selbstständig machen, müssen sich bei der Handwerkskammer eintragen lassen. Für die Eintragung muss die Gründerin bzw. der Gründer persönlich erscheinen und eine Gebühr bezahlen. Mit der Bestätigung über die Eintragung erfolgt beim Gewerbeamt die Gewerbeanmeldung. Mit der Eintragung in die Handwerksrolle ist die Gründerin oder der Gründer Mitglied der zuständigen Handwerkskammer.
Wer muss Handwerkskammerbeiträge zahlen? Die Beitragspflicht sowie eine mögliche Beitragsfreiheit regelt die Handwerksordnung (HwO) (siehe § 113 Abs. 2 Satz 4 HwO).
Die Beitragspflicht gilt für:
Gründerinnen und Gründer, die erstmals ihr Gewerbe angemeldet haben, sind für das Jahr der Anmeldung von Beiträgen zur Handwerkskammer befreit. Für das zweite und dritte Jahr müssen sie nur die Hälfte des Grundbeitrags bezahlen und keinen Zusatzbeitrag. Für das vierte Jahr sind sie noch von der Entrichtung des Zusatzbeitrags befreit. Das gilt unter folgenden Voraussetzungen:
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Fast alle gewerbetreibenden Unternehmen in Deutschland sind Mitglied in einer Industrie- und Handelskammer (IHK).
Die IHKs sind Körperschaften des öffentlichen Rechts, die das Gesamtinteresse der ihnen zugehörigen Gewerbetreibenden wahrnehmen. Die Industrie- und Handelskammern (IHKs):
Für bestimmte Branchenbereiche bieten die IHKs auch Sach- und Fachkundeprüfungen an, die für die Erlaubnis zur Ausübung eines Berufs notwendig sind, z.B. im Taxi- und Mietwagenverkehr, für das Gastgewerbe o.ä.
Tipp: Hier finden Sie eine Liste aller IHKs in Deutschland.
Die Mitgliedschaft in der IHK ist gesetzlich vorgeschrieben und erfolgt automatisch, sobald beim Gewerbeamt ein Gewerbe (ausgenommen Handwerk, Landwirtschaft) angemeldet wurde. Die Gründerin oder der Gründer erhält dann von seiner zuständigen IHK ein entsprechendes Begrüßungsschreiben, das alle notwendigen Informationen über die Mitgliedschaft bereitstellt.
Die Mitgliedsbeiträge orientieren sich an der Art, an Umfang und Leistungskraft des Gewerbebetriebes. Sie setzen sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage, deren Bemessungsgrundlage der Gewinn aus Gewerbeertrag bzw. der Gewerbebetrieb ist, zusammen. Berechnungsgrundlage zur Vorauszahlung für das laufende Beitragsjahr ist der zuletzt festgesetzte Gewerbeertrag bzw. Gewinn aus Gewerbebetrieb.
Weitere Informationen zur Beitragshöhe und -festlegung finden Sie im Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern § 3.
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