Die EÜR stellt die Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Freiberufler und kleine Unternehmen (Einzelunternehmen, GbR) ermitteln damit ihren Gewinn oder Verlust. Zu den kleinen Unternehmern gehören:

• Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (und sie auch nicht freiwillig anwenden)
• Gewerbetreibende bis 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn

Die rechtliche Grundlage der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) finden Sie im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 3 EStG)

Gliederung und Abgabe

Für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) müssen Sie die standardisierte Anlage verwenden, die Sie unter ElsterFormular finden. Die ausgefüllte EÜR müssen Sie online an die Finanzbehörde übermitteln. Ab dem Veranlagungszeitraum 2017 müssen alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, ihre Daten elektronisch an das zuständige Finanzamt senden. Dies gilt auch für Land- und Forstwirte, Gewerbetreibende und Freiberufler mit jährlichen Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro. Für sie galt bislang eine Ausnahmeregelung.

Auswertung

Wenn Sie einzelne Konten (z.B. die Konten der Einnahmen pro Kunden oder die Kostenarten) unter die Lupe nehmen, können Sie feststellen, welche Faktoren für den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens verantwortlich sind. Insbesondere ein Vorjahresvergleich ist hierbei sehr aufschlussreich.

Steuerberatung

Die Einnahmen-Überschussrechnung können Sie selbst erledigen. Wenn Sie allerdings unsicher sind, sollten Sie einen Steuerberater hinzuziehen.

Die GuV gehört zusammen mit der Bilanz zur Jahreserfolgsrechnung für Unternehmen, die eine doppelte Buchführung betreiben. Beide zusammen bezeichnet man als Jahresabschluss.

Mit der GuV stellen Sie Erträge und Aufwendungen Ihres Unternehmens gegenüber, um ihren Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Dabei müssen Sie auch das Unternehmensvermögen berücksichtigen: so genannte Bestandsveränderungen im Unternehmen, also die Veränderung Ihrer Vorräte oder Ihres Warenlagers, außerdem Aufträge, an denen Sie gerade arbeiten (oder die erledigt sind), für die Sie aber noch kein Geld erhalten haben, sowie steuerliche Abschreibungen.

Gliederung der GuV

Das Handelsgesetzbuch (§ 275 HGB) legt die Gliederung der GuV fest. Eine erste Orientierung erhalten Sie auch in der Übersicht: Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (PDF, 40  KB). Welche Faktoren für den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens verantwortlich sind, können Sie zum Beispiel mit Hilfe der Einnahmen pro Kunden oder der Kostenarten feststellen. Nutzen Sie dazu auch die Checkliste: Kostenarten (PDF, 546  KB). Insbesondere ein Vorjahresvergleich ist hierbei sehr aufschlussreich. Stichtag für die Abgabe beim Finanzamt: 31. Mai des Folgejahres.

GuV-Praxistipp

Sie dürfen eine Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz selbst erstellen. In aller Regel ist es aber sinnvoll, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Außerdem achten das Finanzamt und ggf. auch die Bank, von der Sie einen Kredit erhalten haben, darauf, dass GuV und Bilanz von einem unabhängigen Dritten erstellt werden.

Die Bilanz gehört zusammen mit der GuV zur Jahreserfolgsrechnung für Unternehmen, die eine doppelte Buchführung betreiben. Beide zusammen bezeichnet man als Jahresabschluss. Mit einer Bilanz können Sie ermitteln, wie sich das Unternehmensvermögen und die Schulden entwickelt haben.

Gliederung der Bilanz

Das Handelsgesetzbuch (§ 266 HGB) legt die Gliederung der Bilanz fest. Unternehmen, die nicht bilanzierungspflichtig sind, aber bilanzieren möchten, können sich an diese Gliederung halten.

Bilanzvorbereitung: Inventur

Zur Vorbereitung der Bilanz muss jedes bilanzierungspflichtige Unternehmen jährlich zu einem Stichtag (z.B. 31.12.) eine Inventur durchführen.

Bilanz-Praxistipp

Sie dürfen die Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz selbst erstellen. In aller Regel ist es aber sinnvoll, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Außerdem achten das Finanzamt und ggf. auch die Bank, von der Sie einen Kredit erhalten haben, erfahrungsgemäß darauf, dass GuV und Bilanz von einem unabhängigen Dritten erstellt werden. Auch als Verantwortlicher einer mittleren oder großen Kapitalgesellschaft können Sie die GuV und Bilanz zwar selbst durchführen, müssen sie aber auf jeden Fall von einem Abschlussprüfer/Wirtschaftsprüfer prüfen lassen.

Um herauszufinden, ob Ihre Kosten- und Erlöserwartungen auch eintreffen, müssen Sie die geplanten Erlöse und Kosten (= Soll-Zahlen) mit den tatsächlichen (= Ist-Zahlen) vergleichen. Diesen Vorgang nennt man Soll-Ist-Vergleich (Checkliste: Soll-Ist-Vergleich (PDF, 283  KB)).
Dabei schätzen Sie die Erlöse und Kosten zunächst im Voraus. Zu den Erlösen zählen Ihre tatsächlich getätigten Einnahmen (bei denen also Geld "geflossen" ist). Dazu gehören aber auch noch nicht realisierte Einnahmen: also z.B. das Honorar für Aufträge, an denen Sie in der betreffenden Zeit gearbeitet haben, für die aber noch kein Geld eingegangen ist, oder der Wert Ihrer verkauften Waren, die noch nicht bezahlt sind.

Weichen die tatsächlichen Ist-Werte von den Soll-Werten ab, sollten Sie prüfen, welche Ursachen es dafür gibt. Beispiel: Der Wareneinkauf war teurer als geplant. Damit haben Sie die Möglichkeit, Schwachstellen im Unternehmen zu beseitigen. Beispiel: günstigere Lieferanten suchen.

Konteneinteilung der Buchführung nutzen

Den Soll-Ist-Vergleich sollten Sie nach den Rubriken (Konten) vornehmen, die Sie auch für Ihre Buchführung nutzen (z.B. Warenverkäufe, Personalkosten, Bürokosten usw.). Achtung: Der Soll-Ist-Vergleich sagt (wegen der noch nicht realisierten Einnahmen und Ausgaben) noch nichts über Ihren Gewinn oder Ihre Liquidität aus.

Die Deckungsbeitragsrechnung zeigt, in welchem Umfang z.B. ein Produkt oder ein Kunde zur Deckung der Kosten beitragen.

Der Deckungsbeitrag bezeichnet den Betrag, den ein Produkt bzw. eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten in Ihrem Unternehmen leistet. Um diesen Betrag errechnen zu können, müssen Sie wissen, welchen Anteil fixe und variable Kosten bei der Herstellung eines Produkts bzw. bei der Erbringung einer Dienstleistung haben. Fixkosten sind die Kosten, die gleichbleiben, ganz gleich wie viel Sie produzieren bzw. wie häufig Sie eine Dienstleistung erbringen. Variable Kosten hingegen sind abhängig von der Produktionsmenge bzw. Anzahl der erbrachten Dienstleistungen. Für einen Bäcker gehören die Ladenmiete sowie die Kosten für das fest angestellte Personal zu den fixen Kosten, die Ausgaben für die Zutaten und Aushilfskräfte zu den variablen Kosten.

Den Deckungsbeitrag für ein Produkt bzw. eine Dienstleistung berechnen Sie, indem Sie die variablen Kosten, die das Produkt bzw. die Dienstleistung verursacht, vom Umsatz, der mit dem Produkt bzw. der Dienstleistung erzielt wird, abziehen. Bei einem Deckungsbeitrag von Null erwirtschaften Sie mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung gerade die variablen Kosten, die verursacht werden. In diesem Fall haben Sie die absolute Preisuntergrenze erreicht. Da immer auch fixe Kosten anfallen, können Sie diese Preisuntergrenze nur kurzfristig halten oder müssen mit anderen Produkten ausreichende Deckungsbeiträge erzielen.
Generell gilt: Ein Produkt bzw. eine Dienstleistung ist erst dann aus dem Angebot zu streichen, wenn die Umsatzerlöse (pro Stück) nicht mehr die variablen Kosten decken, d.h. das Produkt/die Dienstleistung einen negativen Deckungsbeitrag erzielt und somit nicht mehr zur Deckung der fixen Kosten beiträgt. Eines ist klar: Je höher die Deckungsbeiträge
 
Die Break-Even-Analyse ergänzt die Deckungsbeitragsrechnung. Mit ihrer Hilfe lässt sich berechnen, wann man die Gewinnschwelle erreicht, also alle Kosten gedeckt sind. Der Break-Even-Punkt zeigt an, ab welcher Absatzmenge alle Kosten gedeckt sind.

Mit der Kostenartenrechnung (Checkliste: Kostenarten (PDF, 546  KB)) sortieren Sie die Kosten, die z.B. in einem Monat, einem Quartal oder einem Jahr in Ihrem Unternehmen anfallen, und addieren sie.

Die Kostenarten können und sollten - grob - den Rubriken (Konten) entsprechen, die Sie auch für Ihre Buchführung nutzen (z.B. Personalkosten, Kfz-Kosten, Bürokosten). Die Differenz zwischen Ihren Einnahmen und den Kosten in dieser Zeit ist Ihr (noch nicht versteuerter) Gewinn oder auch Verlust.

Bei der Kostenartenrechnung können und sollten Sie die Konten Ihrer Buchführung weiter unterteilen (z.B. Bürokosten: Büromaterialien, Telefon, Porto). So können Sie feststellen, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen anfallen: fixe Kosten, die unabhängig von z.B. einer produzierten Menge anfallen (z.B. Telefon, Büromaterial) oder variable Kosten, die einzelnen Aufträgen zugerechnet werden können (z.B. Wareneinkauf). Auf diese Weise wird ggf. auch deutlich, wo sich die "Kostenfresser" im Unternehmen befinden. So können Sie gezielt darüber nachdenken, wie Sie in diesen Bereichen die hohen Kosten senken können.

Die Kostenstellenrechnung ist für Unternehmen mit mehreren Verkaufsfilialen oder unterschiedlichen Leistungsbereichen empfehlenswert. Bei der Kostenstellenrechnung ordnen Sie Ihre Kosten nach dem Verursacherprinzip. Das empfiehlt sich z.B. für Unternehmen mit mehreren Verkaufsfilialen oder unterschiedlichen Leistungsbereichen wie Verkauf und Service. Mit der Kostenstellenrechnung finden Sie heraus, wie rentabel die einzelnen Filialen oder "Abteilungen" arbeiten.

Unternehmen, die z.B. viele verschiedene Produkte verkaufen, können mit Hilfe der Kostenträgerrechnung (Checkliste: Kostenträgerrechnung (PDF, 933  KB)) ihre Kosten den einzelnen Produkten (Kostenträgern) zuordnen und auf diese Weise die Angebotspreise für einzelne Produkte genau kalkulieren.

Die BWA (Checkliste: Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) (PDF, 1  MB)) ermittelt die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens.

Anders als die EÜR oder GuV, die nach Abschluss des Geschäftsjahres mit einiger Zeitverzögerung vorliegen, wird eine BWA vierteljährlich oder monatlich erstellt (meist vom Steuerberater). Damit liefert sie aktuelle Informationen zur Ertragslage des Unternehmens. Banken erwarten bei Krediten meist die regelmäßige Vorlage Geschäftsjahres mit einiger Zeitverzögerung vorliegen, wird eine BWA vierteljährlich oder monatlich erstellt (meist vom Steuerberater). Damit liefert sie aktuelle Informationen zur Ertragslage des Unternehmens. Banken erwarten bei Krediten meist die regelmäßige Vorlage einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung.

Die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen erkennen oftmals nicht Trends in der Unternehmensentwicklung (z.B. kontinuierliche Umsatzrückgänge). Um diese deutlich zu machen, bieten sich Zeitreihen von 13 Monaten bis zu drei Jahren an. Dabei sollte man die Zahlenreihen (z.B. zu Umsätzen) unbedingt auch als Grafiken darstellen. Eine steigende oder fallende Umsatz-Kurve macht die Entwicklung oft deutlicher als nur Zahlenreihen.

Wer es ganz genau wissen will, kann sein Unternehmen mit ähnlichen Unternehmen und auch Konkurrenzbetrieben vergleichen lassen: im Rahmen eines Betriebsvergleichs. Dafür übermitteln Unternehmen der ausführenden Stelle (s.u.) eine Reihe von Daten: Umsätze, Zahl der Mitarbeiter, Kosten usw. Alle Informationen werden für die Vergleichsberechnungen anonymisiert. Aus den Angaben werden Übersichten erstellt und Durchschnittswerte errechnet, die Sie nun mit Ihren eigenen Unternehmensdaten vergleichen können. Wichtig ist: Je mehr Betriebe an solchen Vergleichen teilnehmen, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse.

Betriebsvergleiche bieten beispielsweise an:

• Institut für Handelsforschung (IFH), Köln
• Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks e.V. (LGH), Düsseldorf
• perfakta.SH e.V. | Handwerk in Zahlen, Kiel
• Banken und Sparkassen
• ERFA-Gruppen (Erfahrungsaustausch-Gruppen), die von Kammern sowie einigen Branchen- und Berufsverbänden angeboten werden.