Das Thema Steuern ist ein weites Feld, um das man als Gründerin und Gründer gerne einen weiten Bogen machen würde. Sie werden aber sehen: Es ist gar nicht so schwierig, sich mit den wichtigsten Steuerarten und Ihren Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt vertraut zu machen.

Wir unterstützen Sie dabei mit einem Überblick über die wichtigsten Punkte.

Lassen Sie sich auf jeden Fall schon vor Ihrem Unternehmensstart zu allen steuerrechtlichen Fragen, die Sie betreffen, beraten. Klären Sie u.a. die folgenden Fragen:

• Handelt es sich bei Ihrer geplanten Tätigkeit um eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit?
• Welche Rechtsform ist für den Start geeignet?
• Wie können Sie Ihren zu erwartenden Umsatz und Gewinn möglichst realistisch einschätzen?
• Wie gehen Sie mit den Kosten für Anschaffungen um, die vor Ihrer Gründung anfallen?
• Mit welchen Steuern müssen Sie rechnen?
• Wann fallen diese an?
• Wie sehen Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt aus?
• Kommt eventuell die Anwendung der Kleinunternehmerregelung (s.u.) für Sie in Frage? UMBRUCH UMBRUCH

Steuerberatung vor Ort finden:

Bundessteuerberaterkammer
Bundesweiter Steuerberater-Suchdienst
www.bstbk.de

Deutscher Steuerberaterverband e.V.

Steuerberater-Suchservice
www.dstv.de → Angebote

Diese Steuerarten sollten Sie kennen:

Umsatzsteuer

Der allgemeine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuersatz beträgt 19 Prozent; der ermäßigte Satz sieben Prozent (z.B. für Bücher, Kunstgegenstände, Lebensmittel). Wenn Sie Waren verkaufen oder Dienstleistungen anbieten, sind Sie dazu verpflichtet, Ihrer Kundschaft die entsprechende Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen. Dies gilt nicht für Unternehmen, die die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung anwenden, oder für typische Umsätze aus humanmedizinischen Leistungen von (Zahn)Ärztinnen/Ärzten, Physiotherapeutinnen/-therapeuten u.a.

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Einkommensteuer

Für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer oder Gesellschafterinnen und Gesellschafter von Personengesellschaften gilt: Die Gewinne werden mit dem persönlichen Steuersatz der Unternehmerin oder des Unternehmers besteuert – unabhängig davon, ob die Gewinne im Unternehmen verbleiben oder nicht. Werden keine Gewinne, sondern Verluste erwirtschaftet, fällt keine Einkommensteuer an. Insgesamt wird nur das Einkommen versteuert, das über dem Grundfreibetrag (2023: 10.908 Euro; 2024: 11.604 Euro) liegt.

Körperschaftsteuer

Die Körperschaftsteuer fällt auf das zu versteuernde Einkommen von Kapitalgesellschaften (GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), AG) oder Genossenschaften an. Der Körperschaftsteuersatz von 15 Prozent gilt unabhängig davon, ob der Gewinn ausgeschüttet wird oder nicht. Auf ausgeschüttete Gewinne fällt noch die Kapitalertragsteuer an (auch Abgeltungsteuer genannt).

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer betrifft alle Gewerbetreibenden in der Industrie, im Handel, im Handwerk und Dienstleister. Sie wird von den Kommunen festgesetzt und grundsätzlich auf alle Gewinne eines Unternehmens erhoben. Wenn Ihr jährlicher Gewerbeertrag unter dem Freibetrag von 24.500 Euro liegt, wird keine Gewerbesteuer fällig. Die Höhe der Gewerbesteuer, genauer des sog. Hebesatzes, variiert je nach Standort zwischen 200 und 600 Prozent. Achten Sie bei der Standortwahl daher auch auf den Hebesatz der Kommune.

Lohnsteuer

Beschäftigen Sie einen oder mehrere Angestellte, behalten Sie vom Gehalt die Lohnsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge, die Kirchensteuer und ggf. Solidaritätszuschläge ein und führen sie an das Finanzamt ab. Ergänzend dazu erstellen Sie auch eine Lohnsteuer-Anmeldung.

Weitere Informationen:

BMWK-Existenzgründungsportal: Steuern

www.existenzgruendungsportal.de → Gründungswissen → Steuern

Als Gründerin oder Gründer müssen Sie Ihrem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung bzw. Aufnahme Ihrer freiberuflichen Tätigkeit den ausgefüllten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ übermitteln. Als Betriebseröffnung gilt das Datum der Gewerbeanmeldung. Die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit beginnt mit dem Erhalt der Steuernummer. In dem Fragebogen müssen Sie u.a. Angaben zu Ihren künftigen Umsätzen und Gewinnen sowie Ihrer Rechtsform machen. Bitte gehen Sie dabei sorgfältig vor und schätzen Sie Ihre Umsatz- und Gewinnerwartungen realistisch ein.

Bei der Anmeldung geben Sie auch an, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung (s.u.) Gebrauch machen möchten.

Weitere Informationen:

ELSTER Online-Finanzamt: „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“
Auf der Online-Plattform ELSTER finden Sie (fast) alle Steuerformulare, die Sie für Ihre Steuererklärungen benötigen.

www.elster.de → Formulare & Leistungen → Alle Formulare

Vorauszahlungen

Nach der Bearbeitung Ihres „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung" teilt Ihnen das Finanzamt mit, in welchem Turnus und in welcher Höhe Sie Vorauszahlungen leisten müssen. Dies betrifft die Einkommensteuer und bei Gründung einer Kapitalgesellschaft (GmbH, UG (haftungsbeschränkt)) die Körperschaftsteuer. Die Vorauszahlungsbeträge werden im Folgejahr mit der tatsächlich festgesetzten Steuer verrechnet.

Pflicht ist auch die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Darin geben Sie sowohl die Umsatzsteuer an, die auf Ihre eigenen Umsätze entfällt als auch die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die in den Rechnungen Ihrer Einkäufe enthalten ist. Letztere können Sie direkt abziehen. Die Differenz überweisen Sie an das Finanzamt. Beträgt die jährliche Umsatzsteuer voraussichtlich mehr als 7.500 Euro, müssen Sie für jeden Kalendermonat eine Voranmeldung einreichen. Liegt sie voraussichtlich darunter, müssen Sie vierteljährliche Voranmeldungen an das Finanzamt zu übermitteln.

Achtung: Steuersprung

In der Startphase fallen die Gewinne eher mäßig aus; vielleicht verzeichnen Sie sogar Verluste (z.B. durch Investitionen). In diesem Fall sind die zu zahlende Umsatz-, Einkommensteuer und Gewerbesteuer eher gering oder gleich null. Erfahrungsgemäß steigen aber spätestens im dritten oder vierten Jahr die Umsätze und auch die Gewinne und damit die zu zahlenden Steuerbeträge. Sorgen Sie daher für ein ausreichendes finanzielles Polster.

Im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ (s.o.) geben Sie auch an, ob Sie umsatzsteuerlich die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten. Diese befreit Sie größtenteils von der Pflicht, Umsatzsteuer anzumelden und abzuführen. Im Gegenzug können Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer auf Ihren Eingangsrechnungen nicht mehr als sog. Vorsteuer geltend machen. Gerade bei großen Investitionen kann sich dies nachteilig auswirken. Lassen Sie sich dazu steuerlich beraten."

Voraussetzung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist: Der Gesamtumsatz, den Sie im Jahr der Gründung voraussichtlich erzielen, darf nicht mehr als 22.000 Euro betragen. Die Gesamtumsatzgrenze von 22.000 Euro bezieht sich dabei immer auf ein ganzes Kalenderjahr. Wer mit der Selbständigkeit während des Jahres startet, muss den voraussichtlichen Umsatz also auf zwölf Monate hochrechnen.

Für die Folgejahre gilt:

• Kleinunternehmen dürfen jeweils im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen haben und
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.

Bei den genannten Gesamtumsatz-Grenzen handelt es sich um Bruttobeträge, das heißt, die Umsatzsteuer ist darin bereits enthalten.

Wenn Sie im Laufe des Jahres feststellen, dass die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten wird, können Sie im Folgejahr nicht weiter von den Erleichterungen profitieren. Ein freiwilliger Wechsel von der Kleinunternehmerregel zur Regelbesteuerung ist jederzeit möglich. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt reicht aus.

Weitere Informationen:

Bundesministerium der Justiz
Gesetze im Internet
Umsatzsteuergesetz: Besteuerung der Kleinunternehmer (§ 19 UstG)
www.gesetze-im-internet.de → Titelsuche: § 19 UstG

Rechtsformwechsel

Die meisten Gründerinnen und Gründer beginnen mehr oder weniger formlos als Einzelunternehmen oder – wenn mehrere Partner gemeinsam starten – als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (auch BGB-Gesellschaft) oder als Partnerschaftsgesellschaft (nur für Freie Berufe). In den ersten Jahren ist die Personengesellschaft tatsächlich in vielen Fällen die steuergünstigere Variante. Später wendet sich das Blatt meist zugunsten der GmbH: wenn die Gewinne steigen und es sinnvoll ist, Geschäftsführendengehälter und Zahlungen für eine eigene Betriebsrente als Betriebsausgabe von der Steuer abzusetzen.

Wer seine GbR zu einem späteren Zeitpunkt in eine GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder eine andere Rechtsform umwandeln möchte, muss dabei die Vorgaben des Umwandlungssteuergesetzes beachten. Anderenfalls besteht das Risiko hoher Steuernachzahlungen. Bitte informieren Sie sich dazu bei einem Notariat oder einer Steuerberatung.

Verluste geltend machen

Unternehmerische Verluste – gerade in der Gründungsphase eher die Regel – können prinzipiell steuermindernd geltend gemacht werden. Allerdings nicht bei jeder Rechtsform in gleicher Weise. Lassen Sie sich dazu beraten.

Weitere Informationen:

BMWK-Existenzgründungsportal: Rechtsformen
www.existenzgruendungsportal.de → Gründungswissen → Rechtsformen

1. Rechtzeitige Anmeldung beim Finanzamt

Um ordnungsgemäße Rechnungen schreiben zu können, die vom Finanzamt anerkannt werden, benötigen Unternehmen eine Steuernummer Die erhalten Sie nach der steuerlichen Anmeldung beim Finanzamt. Melden Sie sich daher so rasch wie möglich nach dem Start Ihrer unternehmerischen Tätigkeit mit Hilfe des „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beim Finanzamt an.

2. Passende Rechtsform

Viele junge Unternehmen starten als GmbH. Nachteil: Es fällt Lohnsteuer für das Geschäftsführendengehalt an, obwohl das junge Unternehmen womöglich noch gar keinen Gewinn erzielt. Prüfen Sie, ob in der Startphase ein Einzelunternehmen oder eine GbR für Sie in Frage kommt.

3. Ausreichende Steuervorauszahlungen

Nach Gründung des Unternehmens dauert es in der Regel zwei Jahre, bis der erste Einkommensteuerbescheid vorliegt. Vorher müssen Sie Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten, die auf Ihren Angaben im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beruhen. Waren Ihre Angaben womöglich zu niedrig können rückwirkende Einkommensteuer-Zahlungen für die letzten zwei bis drei Jahre das Unternehmen in ernsthafte finanzielle Engpässe führen. Nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeit, Ihre Vorauszahlungen nach oben zu korrigieren.

4. Verträge für mitarbeitende Familienangehörige

In jungen Unternehmen hilft oft die ganze Familie kräftig mit. Oft leihen Familienangehörige auch Geld oder stellen Räumlichkeiten zur Verfügung. Aus steuerlicher Sicht sind hier vertragliche Vereinbarungen sinnvoll. Aber Vorsicht: Das Finanzamt schaut bei Verträgen mit Angehörigen oft sehr genau hin, um Missbrauch zu vermeiden. Insbesondere das vereinbarte Entgelt sollte angemessen sein. Zu sämtlichen geschäftlichen Beziehungen mit nahen Angehörigen sollten Sie im Zweifel vorab steuerlichen Rat einholen.

5. Umsatzsteuer-Voranmeldung richtig planen

Viele Gründerinnen und Gründer beantragen in der Anfangsphase dauerhaft eine Fristverlängerung zur Voranmeldung der Umsatzsteuer. Das bedeutet aber, dass eventuelle Vorsteuer-Erstattungen dann erst einen Monat später eintreffen. Verzichten Sie bei hohem Liquiditätsbedarf auf die Fristverlängerung.

6. Korrekte Rechnungen stellen

Rechnungen, die nicht richtig oder unvollständig ausgestellt sind, erkennt das Finanzamt nicht an. Sie können daher keine Vorsteuer geltend machen. Dadurch verschenken Sie bares Geld. Achten Sie darauf, dass alle Rechnungen, die Sie erhalten, korrekt und vollständig ausgestellt sind. Das gilt auch für alle Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden versenden. Damit das Finanzamt Rechnungen als gültige Belege anerkennt, müssen diese korrekt ausgestellt sein.

Dazu gehören:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers
• Datum der Rechnung
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Kalendermonat ist ausreichend)
• Nettobetrag der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
• Umsatzsteuersatz (19 Prozent oder 7 Prozent)
• die Höhe des Steuerbetrags oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung bzw. sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
• bei Ausstellung der Rechnung durch die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“.

Bei Rechnungen bis 250 Euro (brutto) handelt es sich um sog. Kleinbetragsrechnungen. Für diese gelten etwas abgespeckte Anforderungen.

Weitere Informationen:

Bundesministerium der Justiz: Gesetze im Internet

• Umsatzsteuergesetz: Ausstellung von Rechnungen (§ 14 UStG)
  www.gesetze-im-internet.de → Titelsuche: § 14 UstG
• Umsatzsteuer Durchführungsverordnung: Rechnungen über Kleinbeträge (§ 33 UStDV)
  www.gesetze-im-internet.de → Titelsuche: (§ 33 UStDV)

7. Sorgfältige und zeitnahe Buchführung

Mängel in der Buchführung (falsche Kontierung, Verbuchung fehlerhafter Belege, auf denen die Mehrwertsteuer fehlt, Zeitverzögerung bei der Durchführung usw.) führen nicht selten dazu, dass zu wenig oder zu spät Umsatzsteuer gezahlt wird. Bei Anträgen auf Herabsetzung von Steuervorauszahlungen können dem Finanzamt dann oft auch keine aussagefähigen Unterlagen vorgelegt werden.

Mit freundlicher Unterstützung des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V. und der Bundessteuerberaterkammer K.d.ö.R.

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Quelle: www.bmwk.de Abrufdatum: 01.01.2024