Antwort
Vorab: Ein reines Kassenbuch müssen Sie nicht führen, solange Sie keine Barzahlungen tätigen oder erhalten.
Sie sprechen in Ihrer Frage „Rechnungsbücher“ an. Diese gibt es für Eingangsrechnungen (= Eingangsrechnungsbuch) und Ausgangsrechnungen (= Ausgangsrechnungsbuch). Hierin werden alle Rechnungen mit Zahlungseingang bzw. -ausgang vermerkt. Die Führung dieser Bücher ist keine Pflicht. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt sind sie jedoch zwecks Nachvollziehbarkeit eine einfache Hilfe und machen durchweg Sinn, da Sie eh eine Auflistung der Einnahmen und Ausgaben benötigen.
Sie müssen kein Kassenbuch zweckentfremden, sondern können entweder Rechnungsbücher in Papierform nutzen oder auf eine entsprechende Software zurückgreifen. Im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung und den Gegenstand Ihres Unternehmens, bei dem der Großteil der Ein- und Verkäufe online abgewickelt wird, empfehlen wir Ihnen die Nutzung einer Software-Version – unabhängig von der Entscheidung für oder gegen die Rechnungsbücher. Denn auch die restliche Buchhaltung, insbesondere die Rechnungsstellung, muss – selbst bei Kleinunternehmern – nach den GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfolgen.
Die Grundsätze der GoBD sind unter anderem Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit. Seit 2017 gelten diese Vorschriften auch für Kleinunternehmer uneingeschränkt. Dabei genügt es nicht, digitale Belege in einem normalen Dateisystem abzulegen, um GoBD-konform zu arbeiten. Es ist deshalb notwendig, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bzw. eine der GoBD entsprechende Buchhaltungssoftware zu nutzen, die eine Änderung Ihrer Dokumente verhindert und Belege garantiert. Mit Hilfe einer solchen Software können Sie auch Ihre Eingangsrechnungen vorschriftskonform ablegen sowie Ihre Ausgangsrechnungen erstellen. Zudem kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf Knopfdruck automatisch erstellt werden, was ebenfalls Zeit spart.
Die Vorgaben durch die GoBD sind sehr komplex – wir haben diese hier nur angerissen. Wir empfehlen Ihnen, sich im Hinblick auf die GoBD-Grundsätze individuell von einem Steuerberater beraten zu lassen. Wenn Sie die GoBD nicht einhalten, kann bei einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung in Frage gestellt werden. Im schlimmsten Fall droht Ihnen der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine teure Steuerschätzung.
Beachten Sie bitte hier auch immer die laufende Rechtsprechung.
Quelle:
German Drechsler
THINK Gruppe, BDU
Wir entwickeln Unternehmen und Menschen
c/o THINK Unternehmensentwicklungs GmbH
Stand:
Februar 2021
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