Die Angaben, die Sie in Ihren Geschäftsbriefen machen, bieten Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Generell sollten Sie in Ihren Geschäftsbriefen die folgenden Punkte aufführen (auch wenn diese nicht gesetzlich vorgeschrieben sind):

• Ort, Datum
• Ihre Anschrift inkl. E-Mail und Internetadresse
• Ihre Bankverbindung
• Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (erhalten Sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt))

Darüber hinaus gibt es einige gesetzlich vorgeschriebene Angaben, die sich u.a. danach richten, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Pflichtangaben für Unternehmen ohne Handelsregistereintrag:

• In Geschäftsbriefen müssen der/die Familienname(n) der/des Inhaber(s) mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufgeführt werden.
• E-Mails müssen neben dem ausgeschriebenen Vor- und Zunamen auch eine ladungsfähige Anschrift enthalten.
• Für die Erstellung von Rechnungen gelten besondere Regelungen.

Pflichtangaben für Unternehmen mit Handelsregistereintrag:

Geschäftsbriefe müssen enthalten:

• die Firma, wie sie im Handelsregister eingetragen ist
• bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“
• bei einer offenen Handelsgesellschaft die Bezeichnung „offene Handelsgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung (OHG)
• bei einer Kommanditgesellschaft die Bezeichnung „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung (KG).
• Unternehmen in einer der o.g. Rechtsformen müssen in ihrer Geschäftspost außerdem den Ort der Handelsniederlassung aufführen. Vor- und Familiennamen der/des Inhaber(s) brauchen nicht aufgeführt zu werden.
• Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sondern beispielsweise eine GmbH (siehe GmbH & Co. KG) muss auch die Firma der beteiligten Gesellschaft angegeben werden.
• bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) müssen die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, aufgeführt werden sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
• E-Mails von Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen enthalten: die Rechtsform, den Sitz des Unternehmens, das Registergericht, die Registernummer, den Namen des/der Geschäftsführer/in
• Für die Erstellung von Rechnungen gelten besondere Regelungen.

Hinweis: Firmeninhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Ordnungsstrafen vom Registergericht rechnen.

Gestaltung von Geschäftsbriefen

Für die Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe können Sie sich an der DIN 5008 orientieren. Entsprechende Musterbriefe finden Sie zum Beispiel im Internet oder im Schreibwarenhandel.