Aber spätestens dann, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, die genau diese Arbeiten übernehmen sollen, müssen die Arbeitsabläufe erfasst und genau beschrieben werden. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Warnsignalen, die zeigen, dass betriebliche Arbeitsabläufe unzureichend dokumentiert und kommuniziert werden:

• Mangelhafte Qualität: viele Fehler, hoher Änderungsbedarf
• Kundenbeschwerden: viele Beanstandungen, hoher Nachforderungsbedarf
• Hohe Kosten
• Hoher Zeitaufwand: viele Doppelarbeiten, lange Durchlaufzeiten
• Unzuverlässigkeit: unzureichende Fristen-/ und Termineinhaltung
• Mangelnde Leistungsfähigkeit: eingeschränkte Fähigkeit zur Erbringung von Leistungen
• Geringe Flexibilität: schnelle Überforderung bei neuen Herausforderungen
• Geringe Transparenz: Vertretungen (kranker) Kollegen/-innen kaum möglich

Wer macht was und warum?

Eine verbindliche Betriebsorganisation muss festlegen, welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern zu bewältigen sind und wer welche Kompetenzen und Entscheidungsrechte besitzt. Dabei sollte sich die Betriebsorganisation an den im Betrieb ablaufenden Prozessen orientieren. Zur Anordnung der einzelnen Jobs untereinander gehört ein System, das sie zueinander in Beziehung setzt und ihre Stellung zueinander klar regelt. Verschiedene Arbeitsprozesse können miteinander verzahnt sein, aufeinander aufbauen oder zeitlich voneinander abhängen. Es muss klar geregelt werden, wer die Koordinationsaufgabe hat, was im Störfall durch wen veranlasst wird. Hierbei muss wiederum für jede Stelle eindeutig klar sein, welche Kompetenzen und Verantwortungen sie trägt, aber auch, zu welcher Abteilung sie gehört, wem sie unter- oder übergeordnet ist.

Um für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verständlich zu skizzieren, wer für welche Arbeiten zuständig ist und was diese Arbeiten im Einzelnen ausmacht, gibt es verschiedene Hilfsmittel:

Übersicht über Organisationsstruktur: Organigramm

Ein Organigramm macht auf einen Blick sichtbar, welche organisatorische Einheiten und Aufgabenverteilung es in einem Unternehmen gibt und wer wofür zuständig ist. Beispiel:

Übersicht über Arbeitsprozesse: Prozesslandkarte

Prozesslandkarten geben einen Überblick darüber, welche Arbeiten in einem Unternehmen anfallen. Die Inhalte einer solchen Übersicht können Sie durch Auskünfte der Mitarbeiter zusammentragen. Beispiel:

Übersicht über Arbeitsabläufe: Prozessmodelle

Prozessmodelle liefern genaue Informationen darüber, wie die Arbeitsabläufe innerhalb der einzelnen Arbeitsbereiche aussehen: also beispielsweise die Angebotsabgabe für eine öffentliche Ausschreibung oder die Bestellung von Waren oder Materialien beim Einkauf. Auch diese Informationen können Sie durch schriftliche Auskünfte der Mitarbeiter oder Mitarbeiter-Befragungen erheben. Beispiel: