Prüfen Sie die Bonität (Übersicht: Bonitätsprüfung (PDF, 408  KB)) Ihrer Kunden, denen Sie Zahlungsziele einräumen möchten, vor Abschluss von Lieferverträgen. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. Bonitätsauskünfte erhalten Sie bei Wirtschaftsauskunfteien.

Räumen Sie keine zu großzügigen oder branchenunüblichen Zahlungsziele ein. Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto). Bei größeren Beträgen sollten Sie sich Sicherheiten (z.B. Bankbürgschaften) verlangen. Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die Ihnen durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.

Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht damit, unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei auf eine korrekte und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistungen und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern.

Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Ihr Kunde erwartet von Ihnen pünktliche Lieferung. Verlangen Sie von Ihrem Kunden daher auch die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele.
Wenn Ihr Kunde eine Rechnung nicht wie in Ihrer Rechnung gefordert bezahlt, sollten Sie ihn daran erinnern. Bevor Sie aber die erste Mahnung schicken, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben, oder der Kunde ggf. Mängel reklamiert hat. Klären Sie dabei: Ist die Lieferung vollständig erfolgt? Sind die Reklamationen berechtigt? Wann ist die korrekte Rechnung an den Kunden versandt worden? Liegen Buchungsfehler vor? Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt? Eventuelle Reklamationen sollten Sie sofort bearbeiten.

Wann können Sie mit den Zahlungseingängen auf Ihrem Konto rechnen? In Ihrer Liquiditätsplanung tragen Sie ein, wann die Kundenrechnungen voraussichtlich beglichen werden. Gehen Sie dabei nicht zu optimistisch vor.

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank über die Finanzierung möglicher Außenstände und warten Sie nicht, bis Sie selbst aufgrund der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Es wird Ihnen schwerfallen, erweiterte Kreditlinien zu erhalten, wenn Sie nicht liquide sind.

Wenn Ihre Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, zögern Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Drohen Sie dies ggf. in einer dritten schriftlichen Mahnung an. Zahlt der Kunde auch dann nicht, beauftragen Sie ein professionelles Inkassoinstitut mit der Realisierung Ihrer Forderung.

Alternativ können Sie auch ein Factoringunternehmen beauftragen. Factoring eignet sich besonders für Unternehmen mit steigenden oder saisonal schwankenden Umsätzen. Beim Factoring verkaufen Sie Ihre Außenstände an ein anderes Unternehmen (Factor). Beim Verkauf erhalten Sie eine Abschlagszahlung von 60 bis 80 Prozent auf den Rechnungsbetrag. Sobald der Rechnungsempfänger an den Factor bezahlt hat, erhalten Sie den restlichen Betrag abzüglich einer Provision. Factoringunternehmen bieten meist auch die Übernahme des kompletten Forderungsmanagements an.

Vorteile/Voraussetzungen

• keine Wartezeit, bis Kunde bezahlt
• erhöht Zahlungsfähigkeit (Liquidität)
• kein Aufwand für eventuelles Mahnverfahren
• Factoringunternehmen bewertet im Vorfeld die Bonität des Kunden

Nachteil/Voraussetzungen

• Factoringgebühren bzw. Abschläge verringern Rechnungssumme
• Mindestumsatz des Unternehmens sollte in der Regel bei 1 bis 1,5 Mio. Euro liegen
• Factoringunternehmen bevorzugen in der Regel Unternehmen mit gewerblichen Kunden
• Factoring wird nicht für jede Branche und jedes Produkt angeboten (z.B. nicht für Baubranche, Branchen mit hohen Reklamationszahlen)

Durch das Forderungssicherungsgesetz stärkt Ihre Position gegenüber zahlungsunwilligen Kunden. Fordern Sie von Ihrem Kunden Abschlagszahlungen. Nach dem Gesetz (BGB § 632a) steht Ihnen eine Abschlagszahlung in der Höhe zu, in der der Kunde durch Ihre Leistung einen Wertzuwachs erlangt hat. Der Kunde darf die Abschlagszahlung nicht wegen unwesentlicher Mängel verweigern.

Das Forderungssicherungsgesetz (BGB § 641) stärkt auch die Stellung des Subunternehmers gegenüber Bauträgern oder Generalunternehmern. Demnach wird die Vergütung für den Bauhandwerker (Subunternehmer) bereits dann fällig, wenn die erbrachte Leistung bereits vom Bauherrn und nicht erst vom Generalunternehmer abgenommen wurde. Bauhandwerker können vorab Sicherheiten für die vereinbarte Vergütung verlangen. Das gilt auch dann, wenn der Auftraggeber Erfüllung verlangen kann oder das Werk bereits abgenommen hat. Stellt der Kunde einen Mangel fest, kann er die Zahlung der fälligen Vergütung in der Regel nur in Höhe der doppelten Mängelbeseitigungskosten verweigern. Subunternehmer aus dem Baubereich sollten sich außerdem über das Gesetz über die Sicherung der Bauforderungen informieren.

Mit einer Warenkreditversicherung (auch Kreditversicherung oder Delkredereversicherung) sichern sich Unternehmen gegen den finanziellen Verlust bei einem Forderungsausfalls ab.

Im Versicherungsfall ersetzt die Versicherung den beim Warenlieferer eingetretenen Vermögensschaden. Meist wird eine Selbstbeteiligung des Versicherungsnehmers vereinbart.