Umsatzsteuer erheben
Die Umsatzsteuer (oder auch Mehrwertsteuer) wird auf (fast) jeden getätigten Umsatz fällig, also immer dann, wenn Sie Waren oder Leistungen verkaufen. Im Rahmen der steuerlichen Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise wurde der Umsatzsteuersatz gesenkt. Der allgemeine Satz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Satz 7 Prozent (z.B. für Lebensmittel, Bücher, Hotelübernachtungen). Auch künstlerische Werke werden mit einem ermäßigten Satz von 7 Prozent verkauft. Allerdings nur, wenn sie direkt durch den Künstler, also den Urheber des Werks, oder in Kommission verkauft werden. Beim Verkauf über Kunsthändler oder Galeristen gilt der Steuersatz von 19 Prozent. Für welche Umsätze der ermäßigte Steuersatz gilt, listet § 12 Umsatzsteuergesetz auf.
Ein weiterer Sonderfall ist die Umsatzsteuer für Versandkosten. Hier orientiert sich die Umsatzsteuer an den versandten Produkten. Werden ausschließlich Waren mit einem Umsatzsteuersatz von 19 Prozent versandt, gilt dies auch für die Versandkosten. Entsprechendes gilt dann auch bei Waren mit einem Steuersatz von 7 Prozent.
Die Umsatzsteuer müssen Sie in Ihren Rechnungen extra ausweisen. Beachten Sie hierzu die gesetzlichen Rechnungsanforderungen.
Keine Umsatzsteuer
In bestimmten Fällen brauchen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen.
So sind beispielsweise Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten, Physiotherapeuten oder Hebammen von der Umsatzsteuer befreit. Eine Übersicht der Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, zeigt § 4 Umsatzsteuergesetz.
Um den Handel innerhalb der EU zu vereinfachen, brauchen Unternehmen, die innerhalb der EU an Unternehmenskunden liefern, ebenfalls keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Sie benötigen dafür eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr), die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt wird.
Um Kleinunternehmer von bürokratischen Pflichten zu entlasten, können sie die sog. Kleinunternehmerregelung beantragen. In dem Fall wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Die Umsatzsteuer auf Preisangaben
Preisangaben für Endverbraucher müssen immer die Umsatzsteuer und eventuelle sonstige Preisbestandteile (z.B. Versand) beinhalten. Inhaber von Online-Shops müssen außerdem darauf hinweisen, dass die angegebenen Preise Umsatzsteuer enthalten. Bei Bedarf muss auch auf zusätzliche Fracht-, Liefer- oder Versandkosten oder sonstige Kosten hingewiesen werden. Dies schreibt die Preisangabenverordnung vor.
Vorsteuer bezahlen
Für (fast) alle unternehmensbezogenen Einkäufe zahlen Sie Vorsteuer. Achten Sie darauf, dass diese auf den Rechnungen, die Sie bezahlen müssen, extra ausgewiesen ist (als Umsatzsteuer). Diese Vorsteuer können Sie später mit der Umsatzsteuer, die Sie an das Finanzamt abführen müssen, verrechnen.
Umsatzsteuervoranmeldung
In der Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie sowohl die Umsatzsteuer an, die Sie eingenommen haben, als auch die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die Sie bei Ihren Einkäufen bezahlt haben. An das Finanzamt abgeführt wird dann nur die Differenz (Zahllast) aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. Alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, müssen ihre Daten elektronisch an das zuständige Finanzamt senden. In Härtefällen kann auf Antrag darauf verzichtet werden. Für diese Fälle stehen in den Finanzämtern Papiervordrucke der Anlage EÜR zur Verfügung. Auf Grund des Bürokratieentlastungsgesetzes III werden Gründerinnen und Gründer ihre Umsatzsteuervoranmeldungen – genauso wie jedes Unternehmen – viermal pro Jahr abgeben.
Soll- oder Ist-Besteuerung?
Im Normalfall gilt bei der Umsatzsteuer immer die sogenannte Soll-Besteuerung („Besteuerung nach dem vereinbarten Entgelt“). Das bedeutet, Sie müssen die Umsatzsteuer abführen, sobald Sie die Rechnung an den Kunden geschickt haben und nicht erst dann, wenn er sie bezahlt hat. Das Unternehmen leistet gegenüber dem Finanzamt also eine Vorauszahlung.
Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt abgeführt, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird daher erst in dem Monat die Umsatzsteuer eingetragen, in dem das Geld auf dem Konto eingegangen ist. Die Ist-Versteuerung (Besteuerung nach dem vereinnahmten Entgelt) können Unternehmen in Anspruch nehmen, die nicht mehr als 600.000 Euro Jahresumsatz erzielen oder die von der Buchführungspflicht befreit sind.
Freiberufler können die Ist-Versteuerung sogar immer nutzen, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Ausnahme: Freiberufler, die eine doppelte Buchführung betreiben, auch wenn sie dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind, müssen die Soll-Versteuerung anwenden. Bitte beachten Sie, dass dies nur für Freiberufler im Sinne des § 18 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes gilt.
Die Ist-Versteuerung kann jederzeit formlos beim Finanzamt beantragt werden. Gründerinnen und Gründer, die ihr Unternehmen bzw. ihre selbständige Tätigkeit erst noch anmelden, können im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen, ob sie die Soll- oder die Ist-Versteuerung bevorzugen.
Existenzgründerinnen und -gründer müssen in den ersten zwei Kalenderjahren ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich abgeben, und zwar bis zum 10. Tag des nachfolgenden Kalendermonats. Auf Antrag kann das Finanzamt Ihnen einen Monat Fristverlängerung gewähren. Um das Steueraufkommen sicherzustellen, müssen Sie dann 1/11 der (erwarteten) Jahressteuer bei Antragstellung vorauszahlen (Sondervorauszahlung).
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss, genauso wie die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dazu gibt es das Internetportal ELSTER. Auf der Webseite können alle Formulare rund um das Thema Steuern online ausgefüllt und weitergeleitet werden.
Hinweis:
Für den Veranlagungszeitraum 1.1.2021 bis 31.12.2026 wird die
Pflicht zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung
für Unternehmerinnen und Unternehmer im Jahr der Gründung
und im Folgejahr ausgesetzt. Der Anmeldezeitraum ist das
Kalendervierteljahr. Für das Kalenderjahr 2020 gilt noch die
bisherige o.g. Regelung.