Der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ist elektronisch nach Maßgabe des § 138 Abs. 1b Satz 2 AO zu übermitteln. Elektronische Fragebögen zur steuerlichen Erfassung sowie weitere Informationen zur Übermittlung werden Ihnen hierfür im Online-Finanzamt „Mein ELSTER“ zur Verfügung gestellt. Bei Gründung einer Körperschaft nach ausländischem Recht, eines Vereins oder einer anderen Körperschaft des privaten Rechts im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 4 und 5 KStG gilt die elektronische Übermittlungspflicht noch nicht. Die in diesen Fällen zu verwendenden Fragebögen finden Sie im Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung.

In dem Fragenbogen müssen Sie u. a. Angaben zu Ihren künftigen Umsätzen und Gewinnen machen. Bitte gehen Sie dabei sorgfältig vor und schätzen Sie Ihre Umsatz- und Gewinnerwartungen realistisch ein. FreiberuflerInnen und kleine Gewerbetreibende ermitteln ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung: Betriebliche Einnahmen minus betriebliche Ausgaben = Gewinn (oder Verlust). Kalkulieren Sie dabei nicht zu knapp, um größere Steuernachzahlungen im Folgejahr zu vermeiden. Ändern sich Ihre Planungen nach Aufnahme Ihrer Tätigkeit, sollten Sie dies Ihrem Finanzamt mitteilen.

Die Informationen sind für die steuerliche Einordnung Ihrer Tätigkeit durch das Finanzamt wichtig. Mögliche Konsequenzen eines unvollständig ausgefüllten Fragebogens sind:

• Rückfragen/Betriebsbesichtigung durch das Finanzamt
• Keine zeitnahe Erteilung einer Steuernummer
• Keine oder zur niedrige Festsetzung von Vorauszahlungen. Hier besteht das Risiko von unerwartet hohen Nachzahlungen im Folgejahr mit Auswirkung auf die Finanzplanung Ihres Unternehmens.

Nach der Bearbeitung Ihres „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“ teilt Ihnen das Finanzamt Ihre Steuernummer mit.

Vorauszahlungen während des Jahres

Das Finanzamt sagt Ihnen auch, in welchem Turnus Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. In den ersten beiden Unternehmensjahren ist dies i.d.R. monatlich zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldezeitraums. Wenn Sie Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie außerdem Ihre Lohnsteueranmeldung abgeben. Die Anmeldungen sind auf elektronischem Weg auf amtlich vorgeschriebenen Vordrucken abzugeben. Die Finanzverwaltung stellt hierfür die kostenlose Software ELSTER zur Verfügung. In der Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie sowohl die Umsatzsteuer an, die auf Ihre eigenen Umsätze entfällt als auch die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die in Ihren Einkäufen enthalten ist. An das Finanzamt abgeführt („Voranmeldung“) wird dann nur die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Außerdem berechnet das Finanzamt anhand Ihrer Angaben zum voraussichtlichen Gewinn die Vorauszahlungen für Einkommen-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag und nennt Ihnen die Fälligkeitstermine. Die Vorauszahlungen können Sie auf Antrag beim Finanzamt Ihrer tatsächlichen Gewinnentwicklung anpassen lassen.

Eine Übersicht zu den Vorauszahlungsterminen finden Sie in der Übersicht: Steuern – Wer zahlt wann? (PDF, 218  KB).

Steuererklärung zu Beginn des Folgejahres

Als spätester Abgabetermin für die Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung (letztere entfällt für FreiberuflerInnen) gilt der 31. Juli des Folgejahres. Wird die Steuererklärung durch einen Steuerberater angefertigt, verlängert sich die Abgabefrist bis Ende Februar des Zweitfolgejahres. Auch die Jahressteuererklärungen können Sie elektronisch mit dem kostenlosen Programm ELSTER abgeben. Nach Prüfung der Steuererklärungen und der nötigen Unterlagen, z.B. Gewinnermittlung, durch das Finanzamt stellt sich heraus, ob Sie noch Steuern nachzahlen müssen oder aber im umgekehrten Falle erstattet bekommen. Steuern nachzahlen müssen Sie, wenn Ihr tatsächlicher Gewinn höher war also von Ihnen ursprünglich geschätzt und die Vorauszahlungen daher zu niedrig waren.

Wichtig: Halten Sie sich immer an die Zahlungsfristen, die Ihnen das Finanzamt setzt. Sie müssen sonst mit Säumniszuschlägen rechnen. Und: Das Finanzamt lässt nicht mit sich handeln. Legen Sie also auf jeden Fall einen ausreichend hohen Betrag für Ihre Steuerzahlungen auf die „hohe Kante“. Zur Vereinfachung es ist möglich, dem Finanzamt Lastschrifteinzugsermächtigung zu erteilen. Dann müssen Sie nicht jeden einzelnen Termin selbst überwachen, da das Finanzamt bei bzw. nach Fälligkeit die festgesetzten Steuern abbucht.

Sog. Kleinunternehmerregelung

In dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ geben Sie auch an, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. In diesem Fall brauchen Sie keine Umsatzsteuer abzuführen. Weisen Sie als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus, müssen Sie die Steuer an das Finanzamt abführen.