Agentur für Arbeit

Wenn Sie sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Minijobber (max. 450 Euro) oder Auszubildende beschäftigen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Beantragt wird die achtstellige Nummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.

Die Beantragung kann telefonisch, schriftlich, per Fax oder E-Mail erfolgen. Die achtstellige Betriebsnummer ist Grundlage für die Meldung zur Sozialversicherung. Mit ihr werden die Beschäftigten bei der Krankenkasse an- und abgemeldet, sowie die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abgerechnet. Außerdem ist sie für betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen oder Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft erforderlich.

Sozialversicherung

Angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der Regel sozialversicherungspflichtig (bei der gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Die Krankenkassen ziehen die Sozialversicherungsbeiträge ein. Setzen Sie sich daher mit der Krankenkasse Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihres Mitarbeiters in Verbindung und melden Sie ihn dort an. Lassen Sie sich den Sozialversicherungsausweis Ihrer Mitarbeiterin oder Ihres Mitarbeiters aushändigen. Die meisten Krankenkassen bieten einen Beratungsservice für Arbeitgeber rund um deren Pflichten in puncto Sozialversicherung an.

Beschäftigen Sie einen Minijobber (Höchsteinkommen 450 Euro pro Monat), melden Sie ihn bei der Minijobzentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See an.

(An)Meldungen bei der Sozialversicherung

Als Arbeitgeber müssen Sie für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung berechnen und mit Hilfe eines Beitragsnachweises bei der Krankenkasse des Beschäftigten melden und überweisen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen (Ausnahmen geringfügig Beschäftigte).

In der Regel sind Sozialversicherungsbeiträge in Höhe des voraussichtlichen Betrags am drittletzten Bankarbeitstag des Tätigkeitsmonats fällig.

Um die Höhe des Beitragsnachweises und der -zahlung zu ermitteln, müssen Arbeitgeber eine Schätzung vornehmen. Dabei müssen sie die Höhe der Beitragsschuld für ihre Beschäftigten im laufenden Monat schätzen. Der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, sollte dabei so gering wie möglich bleiben.

Alternativ können sie auch das sog. „vereinfachte Verfahren“ nutzen. Das bedeutet: Anstatt die Beiträge jeweils im laufenden Monat zu schätzen, können sie in Höhe des Vormonats (Echtabrechnung) an die Sozialversicherung gezahlt werden. Ein eventueller Restbeitrag muss bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats überwiesen werden. Insbesondere Kleinbetriebe können mit diesem Verfahren ihren Aufwand reduzieren.

Die Höhe der Beitragssätze entspricht einem festgelegten Prozentanteil des Bruttoentgelts (siehe Lohn & Gehalt).

Ihr Arbeitnehmer muss Ihnen die folgenden Unterlagen vorlegen:

• Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse.

Als Arbeitgeber müssen Sie bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers folgende Meldungen abgeben:

• Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung
• Unterbrechungsmeldung
• sonstige Entgeltmeldungen.

Beitrags- und Meldeverfahren

Das Beitrags- und Meldeverfahren zwischen Arbeitgeber und Einzugsstellen ist nur noch mit gesicherter und verschlüsselter Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mit Hilfe automatisierter Ausfüllhilfen zulässig (§ 28a SGB IV; §§ 18 und 26 DEÜV) (siehe z.B. „Sozialversicherung im Internet - sv.net“). Das bedeutet, dass Arbeitgeber keine Meldevordrucke und keine Datenträger mehr verwenden dürfen.

Arbeiter und Angestellte aus einem EU-Land bzw. nicht-EU-Land

Von vielen dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird die Versicherungsnummer nicht bekannt sein, weil sie ggf. noch gar nicht vergeben wurde. In diesem Falle können Anmeldungen auch ohne Versicherungsnummer der Krankenkasse übermittelt werden, dann aber mit den Angaben zur Vergabe einer Versicherungsnummer (gilt im Übrigen auch für inländische Arbeitnehmer ohne Versicherungsnummer).

Unfallversicherung

Wer ein Unternehmen gründet, muss dies der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) mitteilen, da alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens - gleichgültig ob in einem Arbeits-, Ausbildungs- oder sonstigen Dienstverhältnis - in der BG gesetzlich unfallversichert sein müssen. Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung trägt allein das Unternehmen. Darüber hinaus kann sich auch der Unternehmer selbst freiwillig bei einer BG gegen das Risiko von Arbeitsunfällen versichern, wenn er nicht schon ohnehin gesetzlich oder durch die BG-Satzung pflichtversichert ist und damit eine Unfallversicherung abgeschlossen hat.

Die Adresse der zuständigen BG erhalten Sie bei Ihrer Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer oder bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. Neben dem Risiko eines Arbeitsunfalls decken die Berufsgenossenschaften auch das Risiko eines Wegeunfalls - auf dem Weg zur Arbeit beziehungsweise zurück - und einer Berufskrankheit ab. Außerdem kümmern sie sich um alle Aspekte der Arbeitssicherheit und -gesundheit und beraten und überwachen sämtliche Betriebe. Der technische Aufsichtsdienst der zuständigen BG berät Unternehmerinnen und Unternehmer kostenlos zu allen Aspekten der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen ihre Lohnsummen digital über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über das „sv.net“ an die für sie zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse übermitteln.

Gesundheitsamt

Wenn Sie einen gastronomischen Betrieb führen oder Lebensmittel verkaufen, benötigt Ihr Mitarbeiter eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Amtsarztes.