Um zu vermeiden, dass Ihr Unternehmen führungslos ist und auch um unternehmerische Abläufe zu steigern, sollten Sie Vollmachten erteilen. Das Gesetz sieht dabei neben der Prokura noch weitere Vertretungsverhältnisse vor:
Vertretung von Kapitalgesellschaften allgemein
Organe juristischer Personen wie beispielsweise Vorstände einer Aktiengesellschaft (AG) oder Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sind per Gesetz zu allen Rechtsgeschäften vertretungsberechtigt. Gibt es mehrere Vorstände oder Geschäftsführer, ist jeder Vorstand oder Geschäftsführer nur in Gemeinschaft mit den anderen zur Vertretung berechtigt - es sei denn, die Satzungen sehen eine andere Regelung vor.
Vertretung von Personengesellschaften allgemein
Geschäftsführer von Personengesellschaften (OHG, GbR, KG, PartG) sind auch allein zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt. Eine entsprechende Regelung muss daher nicht im Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden. Es kann allerdings auch bestimmt werden, dass ein Geschäftsführer nur in Gemeinschaft mit einem Prokuristen handeln darf.
Besondere Vertretungsverhältnisse
Handlungsbevollmächtigter
Im Unterschied zum Prokuristen kann die Vertretungsmacht des Handlungsbevollmächtigten im Außenverhältnis eingeschränkt werden. Für den Fall, dass der Handlungsbevollmächtigte seine Vertretungsmacht überschreitet und der Dritte davon weiß bzw. davon wissen müsste, ist das vertretene Unternehmen nicht verpflichtet, deren Vereinbarung nachzukommen.
Die Handlungsvollmacht ist lt. Gesetz eingeschränkter als die Prokura, da der Handlungsbevollmächtigte keine Wechselverbindlichkeiten eingehen und keine Darlehen aufnehmen darf. Er ist auch nicht zur Prozessführung berechtigt.
Die Handlungsvollmacht
- kann formlos und stillschweigend, zum Beispiel durch Duldung, erteilt werden.
- wird nicht ins Handelsregister eingetragen.
Angestellte
Ein Angestellter wird durch Vereinbarung bevollmächtigt. Dies kann entweder durch seinen Arbeitsvertrag oder durch eine Einzelbeauftragung geschehen. In diesem Fall werden ihm Aufgaben übertragen, deren ordnungsgemäße Erfüllung keine bestimmte Art von Vollmacht voraussetzen. Die Reichweite der Vollmacht hängt vom Inhalt des zugewiesenen Aufgabenkreises an. Ein Verkäufer ist beispielsweise grundsätzlich bevollmächtigt, Geschäfte zu schließen und dabei das Unternehmen, für das er arbeitet, zu vertreten. Er unterzeichnet deswegen mit „im Auftrag“ und zeigt damit an, dass er das Geschäft nicht für sich persönlich schließen will.
Angestellte im Verkauf
Auch Angestellte im Verkauf oder Warenlager gelten gesetzlich als ermächtigt, Verkäufe vorzunehmen, soweit diese in dem jeweiligen Geschäft üblich sind. Dazu gehören auch die Rechtsgeschäfte, die typischerweise zur Abwicklung der Verkäufe gehören wie die Entgegennahme von Mängelanzeigen, die Übereignung der gekauften Sache und die Vermittlung eines Verkaufs.
Vorsicht: Rechtsschein
Auch aus Rechtsschein kann sich eine Vertretungsmacht ergeben. In diesem Fall kann ein Dritter daraus schließen, dass beispielsweise ein Mitarbeiter oder eine andere (nicht im Betrieb beschäftigte) Person für ein Unternehmen handelt, indem er bzw. sie beispielsweise das Geschäftspapier des Betriebs nutzt und auch sonst nichts dagegen spricht, dass der Handelnde zur Vertretung berechtigt ist. Die Folge für das Unternehmen ist: Selbst wenn keine Vertretungsvereinbarung bestand, steht das Unternehmen für die Handlungen dieses Vertreters in der Pflicht. Der Grund ist: Das Unternehmen hat den Anschein einer Vertretungsberechtigung ermöglicht (Anscheinsvollmacht), indem beispielsweise der Firmenstempel und/oder Geschäftspapier Dritten zugänglich war.
Der gute Glaube des Dritten wird dadurch geschützt. Dasselbe gilt, wenn es das Unternehmen unterlassen hat, etwas gegen eigenmächtige Vertretungen zu unternehmen, indem es das Verhalten des vermeintlichen Vertreters geduldet hat (Duldungsvollmacht).
Nachweis der Vertretungsmacht
Bei Handelsgeschäften kann sich der Vertragspartner entweder im Handelsregister über eine eingetragene Vertretungsmacht als Geschäftsführer oder Prokurist informieren oder sich eine Vollmachtsurkunde zum Nachweis vorlegen lassen.
Einseitige Geschäfte, bei denen die Rechtswirksamkeit nicht von der Mitwirkung des anderen abhängt (z.B. Kündigung, Mahnung, Mängelanzeige, Fristsetzung) bedürfen immer der Vorlage einer Vollmachtsurkunde. Sonst sind sie unwirksam. Der Geschäftspartner, Kunde oder Mitarbeiter kann die einseitige Erklärung zurückweisen, wenn keine Originalurkunde vorgelegt wurde.