Haushaltsartikel nach Lateinamerika exportieren: Rechnungsstellung?

Antwort

Das von Ihnen geschilderte Vorhaben stellt offensichtlich eine gewerbliche Tätigkeit dar!

Grundsätzlich ist es in Deutschland so, dass jeder, der ein Gewerbe betreiben will, auch gewerbepflichtig ist. Falls noch nicht geschehen, müssten Sie insoweit ein entsprechendes Gewerbe bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt anmelden.

Je nach Rechtsformwahl sind ggf. auch noch weitere Anmeldungen und Formalien zu veranlassen, neben den für Ihr Vorhaben zusätzlichen Anforderungen.

Wenn Sie Waren in Länder exportieren möchten, die nicht Mitglied der Europäischen Union sind, müssen Sie in der Regel eine Handelsrechnung erstellen. Bei Sendungen, deren Ware keinen Handelswert hat (Geschenksendungen, Musteranlieferungen und Waren, die nicht weiterverkauft werden), kann eine Proforma-Rechnung angefertigt werden, welche für den Empfänger keine Zahlungsaufforderung darstellt. Mit dieser Rechnung wird den Zollbehörden beim einem Export der Warenwert nachgewiesen. Die nötigen Angaben entsprechen denen der Handelsrechnung (siehe unten). Zusätzlich muss eine Wertangabe mit einem Vermerk wie z.B. „Geschenksendung - Wert nur für Zollzwecke“, „free of charge“ oder „supplied free of cost“ erfolgen.

Beim Export fallen für Sie unter anderem Kosten für Versand, die Verzollung und eventuell Gebühren für Registrierungen oder Lizensierung der zu verkaufenden Ware an, sollte diese in den entsprechenden Ländern etwaigen Regelungen/Gesetzen unterliegen. Hierbei sind auch bestimmte Regeln zu beachten und einzuhalten. Es müssen feste und eindeutige Angaben gemacht werden, damit sowohl der Kunde, der Händler, der Buchhalter, der Steuerberater, als auch das Finanzamt schnell und transparent die Geschäfte prüfen können.

So sollten Sie z.B. pro Sendung eine Handelsrechnung im Original erstellen, davon vier Kopien machen und alles außen an der Sendung anbringen. Dabei müssen die zu importierenden Waren in englischer, spanischer oder portugiesischer Sprache (je nach Land in welches Sie liefern möchten!) auf der Rechnung beschrieben sein. Diese muss dem Zoll im Original vorliegen. Um eine reibungslose Einfuhrzollabfertigung sicherstellen zu können, muss die Handelsrechnung folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Versenders
Name und Anschrift des Empfängers inkl. Kontaktperson, Telefon- und Faxnummer
Lieferanschrift, falls diese von der Rechnungsanschrift abweicht
Rechnungsnummer, -ort und -datum sowie der Vermerk „Rechnung“
Frankatur
Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-IdNr.)

Wichtig ist, sich deshalb bei internationalen Handelsbeziehungen zu erkundigen, wie die Umsatzsteuer im entsprechenden Land gehandhabt wird.

EORI-Nummer
Bezeichnung und Anzahl der einzelnen Waren mit der zugehörigen Warentarifnummer, dem Stückpreis mit Währungsangabe, Gewicht (brutto/netto), Ursprungsland, Paketnummer

Gesamtrechnungswert der Sendung mit Währungsangabe
Ursprungserklärung, falls Warenursprungsland innerhalb der EU
händische Unterschrift (kein Faksimile), Klarschrift und Firmenstempel des Versenders

Zudem gibt es auch eine Reihe von Kann-Angaben, die Sie als Verkäufer beispielsweise nutzen können, um (je nach Größe) den Organisationsaufwand zu verringern sowie die Transparenz gegenüber dem Kunden zu erhöhen. Diese Angaben können u.a. sein:

Bestellnummer (z.B. für die Zuordnung im Shopsystem oder WaWi)
Kundennummer (z.B. für die bessere Zuordnung bei Kommunikation oder bei Buchungen)
Zahlungsart (schnellere Zuordnungen bei Buchungen)
Zahlungsziel (bei Rechnungskauf eigentlich unerlässlich)
Bankverbindung (bei Rechnungskauf oder Vorkasse wichtig)

Bei Rechnungen bis 150 Euro reichen folgende Angaben: Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens; Ausstellungsdatum der Rechnung; Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung; Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe; Steuersatz;

Es besteht bei diesem Dokument eine Nachweispflicht für den Händler/Dienstleister, die enorm wichtig ist. Alle Rechnungsdokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren!

Ihnen als Exporteur ist zu empfehlen, rechtzeitig eine schriftliche Bestätigung vom Importeur einzuholen, ob eine Lizenz benötigt wird und eine Proforma-Rechnung einzureichen ist. Nur auf Wunsch des Importeurs ist eine Legalisierung, d.h. eine international anerkannte Beglaubigung der Rechnung durch die zuständige Botschaft bzw. dem Generalkonsulat erforderlich.

Leistungen ins außereuropäische Ausland müssen in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt gesondert aufgeführt werden. Anders als bei Geschäften innerhalb der EU ist es nicht notwendig, eine zusammenfassende Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern abzugeben.

Daneben verlangen einige Staaten vom deutschen Handelspartner auch, sich umsatzsteuerlich zu registrieren. Nicht ungewöhnlich ist auch die Einschaltung eines Fiskalvertreters im Land in das geliefert werden soll. Dieser erfüllt für den deutschen Unternehmer sämtliche steuerlichen Pflichten gegenüber der Finanzverwaltung seines Landes.

Zudem müssen Sie sich um Haftungen, Haftungsausschlüssen, AGB, Impressum, Warenzulassung und Versicherungen kümmern, damit Sie abgesichert sind. Sollten Sie nicht richtig abgesichert sein, drohen Ihnen hohe Strafen.

Weitere Auskünfte erteilen die deutschen Auslandshandelskammern in den jeweiligen Ländern.

Wir empfehlen Ihnen, sich bzgl. den Zollbestimmungen/-abwicklungen bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) weitergehend zu informieren und Ihr Vorhaben auf jedem Fall nochmal mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

Quelle: German Drechsler
THINK Gruppe, BDU
Wir entwickeln Unternehmen und Menschen
c/o THINK Unternehmensentwicklungs GmbH
Juni 2018

Technisch notwendig (nicht abwählbar)

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