Der Vorteil der sog. Kleinunternehmerregelung ist: Sie brauchen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Und die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt entfällt ebenfalls.

Zu den Kleinunternehmern gehören aus steuerlicher Sicht Einzelunternehmer bzw. Freiberufler oder zum Beispiel Teams in der Rechtsform einer GbR, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder einer anderen Rechtsform, die im Jahr der Gründung voraussichtlich einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 22.000 Euro erwirtschaften.

Für die Folgejahre gilt:

• Kleinunternehmen dürfen jeweils im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen haben und
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.

Die Gesamtumsatzgrenze von 22.000 Euro bezieht sich immer auf ein ganzes Kalenderjahr. Wer mit der Selbständigkeit während des Jahres startet, muss den voraussichtlichen Umsatz also auf zwölf Monate hochrechnen.

Und: Bei den genannten Gesamtumsatz-Grenzen handelt es sich um Bruttobeträge, das heißt, die Umsatzsteuer ist darin bereits automatisch enthalten. Sie müssen Sie also nicht noch einmal extra berechnen und auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.

Praxisbeispiel:

Eine Designerin hat sich im Oktober 2019 selbständig gemacht. Sie schätzt ihren monatlichen Gesamtumsatz auf durchschnittlich 1.200 Euro. Auf das Gesamtjahr hochgerechnet, sind das 14.400 Euro. Damit liegt sie unter der Umsatzschwelle von 22.000 Euro, die für das jeweils zurückliegende Jahr gelten und kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

In 2020, dem zweiten Jahr ihrer Selbständigkeit, erzielt sie einen Umsatz von 20.000 Euro. Das heißt, sie kann weiterhin die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Im dritten Jahr (2021) ihrer Selbständigkeit laufen die Geschäfte langsam an. Sie geht Anfang des Jahres von einem Gesamtumsatz von 35.000 Euro aus und stellt am Ende des Jahres fest, dass sie tatsächlich 37.500 Euro erzielt hat. Mit diesem Betrag liegt sie unter 50.000 Euro, so dass für dieses Jahr noch die Kleinunternehmerregelung gilt. Aber: Selbst wenn sie in 2021 auf einen Gesamtumsatz von über 50.000 Euro gekommen wäre, hätte die Kleinunternehmerregelung dennoch gegolten. Es sei denn, die Designerin hätte bereits zu Beginn des Jahres einschätzen können, dass ihr Umsatz die Grenze von 50.000 Euro überschreitet. In dem Fall wäre sie bereits für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig geworden.

Und was passiert in 2022? In diesem Jahr muss die Designerin zur regulären Besteuerung wechseln und auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen. Der Grund ist: Sie hat in 2021 die Umsatzschwelle von 22.000 Euro klar überschritten.

Umsatzgrenze schätzen

Bei der Umsatzgrenze von 50.000 Euro kommt es immer auf die Prognose an, die zu Beginn des Jahres erstellt wird. Liegt die Prognose unter 50.000 Euro, gilt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr, selbst wenn der tatsächliche Umsatz später davon abweicht. Und: Wenn Sie im Laufe des Jahres feststellen, dass die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten wird, müssen Sie mit Beginn des kommenden Jahres in Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen und im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abführen.
Die so genannte Kleinunternehmerregelung wird durch § 19 Umsatzsteuergesetz geregelt.

Keine Umsatzsteuer – keine Vorsteuer

Wer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, kann diese auch nicht mit der Vorsteuer verrechnen. Hierzu ein Beispiel: Unternehmer Meyer bietet Nachhilfeunterricht an. Dazu hat er zunächst Tische und Stühle sowie zwei PC gekauft. Nach der Geschäftseröffnung muss er regelmäßig Material kaufen: Papier, Stifte, Spiele, Software, Toner usw. Nach jedem Einkauf bezahlt er die Rechnung, die er von seinem Lieferanten erhält. Er überweist den Rechnungsbetrag einschließlich der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Das Finanzamt bezeichnet diese Umsatzsteuer, die Herr Meyer als Unternehmer an seine Lieferanten bezahlt, als Vorsteuer.

• Fall 1: Herr Meyer macht keinen Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall weist Herr Meyer in den Rechnungen an seine Kunden ebenfalls Umsatzsteuer aus. Sobald seine Kunden bezahlen, nimmt Herr Meyer also nicht nur das Entgelt für seine Leistung, sondern auch Umsatzsteuer ein. Diese muss er an das Finanzamt abführen. Allerdings kann er die Vorsteuer, die er an seine Lieferanten gezahlt hat, davon abziehen. Wenn er mehr Vorsteuer bezahlt als er Umsatzsteuer eingenommen hat, bekommt er die Differenz sogar vom Finanzamt zurück.
• Fall 2: Herr Meyer macht Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall darf Herr Meyer in den Rechnungen an seine Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen. In seinen Rechnungen schreibt er stattdessen den Zusatz: „Kleinunternehmerregelung - ohne Umsatzsteuerausweis gemäß §19 UStG“ Sobald seine Kunden bezahlen, nimmt Herr Meyer den Rechnungsbetrag ein. An das Finanzamt muss er keine Umsatzsteuer abführen. Herr Meyer hat damit etwas weniger Bürokratie „am Hals“. Allerdings kann er dabei die Vorsteuer, die er an seine Lieferanten gezahlt hat, gegenüber dem Finanzamt nicht geltend machen.

Tipp:

Wenn Sie als Unternehmer hohe Ausgaben für Investitionen und/oder Wareneinkäufe haben und daher viel Vorsteuer zahlen müssen, sollten Sie überlegen, ob Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten möchten. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber. Weisen Sie als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus, müssen Sie diese Steuer an das Finanzamt abführen. Die Vorsteuer aus eingegangenen Rechnungen dürfen Sie aber trotzdem nicht abziehen.

Kleinunternehmerregelung beantragen oder nicht?

Jede Gründerin und jeder Gründer erhält vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Gewerbetreibende bekommen diesen Fragebogen in der Regel im Rahmen ihrer Gewerbeanmeldung zugeschickt. Freiberufler wenden sich direkt an das Finanzamt oder einen Steuerberater. In Zeile 7.3 des Fragebogens kreuzen Sie an, ob Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen. Oder ob Sie auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten, obwohl Sie die Umsatzgrenze von 22.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten. In dem Fall sind Sie an diese Entscheidung für fünf Jahre gebunden und müssen als Gründer in den ersten zwei Kalenderjahren monatlich, später vierteljährlich, eine Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt erstellen und entsprechend auch die Umsatzsteuer abführen.

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregel zur Regelbesteuerung ist dagegen jederzeit möglich. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt reicht aus.

Bereits selbständige Kleinunternehmer können jederzeit für das Folgejahr die sog. Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt genügt.

Einfache Buchführung

Jeder Unternehmer muss seine Geschäftsvorgänge mit Hilfe seiner Buchführung schriftlich festhalten. Hier gibt es eine einfache und eine aufwändige Variante. Kleinunternehmer dürfen eine so genannte einfache Buchführung betreiben, wenn sie nicht als Kaufleute gelten, nicht im Handelsregister eingetragen sind und die Grenzen für Umsätze, Gewinne und so genannten Wirtschaftswerte nicht überschreiten:

• Umsätze: 600.000 Euro
• Gewinn aus Gewerbebetrieb oder aus Land-/Forstwirtschaft: 60.000 Euro

Einnahmen-Überschussrechnung

Dasselbe gilt für die Art der Gewinnermittlung, zu der jeder Unternehmer nach Ablauf des Geschäftsjahrs verpflichtet ist. Kleinunternehmen, die die oben genannten Grenzen nicht überschreiten, brauchen ihren Gewinn nur durch eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung EÜR auf zu ermitteln.