Für bestimmte Unternehmen ist die doppelte Buchführung darüber hinaus Pflicht. Dazu zählen:

• alle Kaufleute

• Gewerbliche Unternehmen mit

  • Umsätzen von mehr 600.000 Euro oder
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro
• Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG); sie gelten immer als Kaufleute

Aber: Einzelkaufleute, die zwei Geschäftsjahre hintereinander nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen, sind von der Buchführungspflicht befreit HGB § 241a.

Freie Berufe

Für Freiberufler gilt in der Regel die einfache Buchführung, es sei denn, sie

• betreiben freiwillig die doppelte Buchführung;
• entscheiden sich freiwillig dafür, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen;
• wählen eine Rechtsform, für die die doppelte Buchführung vorgeschrieben ist.

Buchführungskurs oder Steuerberater

Bei der doppelten Buchführung müssen Sie Konten für gängige Geschäftsvorgänge einrichten. Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht wird. Wird eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung bezahlt, so wird dies sowohl im Konto für "Wareneinkäufe" als auch im Konto "Bank" festgehalten (Gegenbuchung).

Wenn Sie Ihre Buchführung selbst erledigen möchten, sollten Sie vorab einen Buchführungskurs belegen (z.B. bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer. Alternative: Sie beauftragen einen Steuerberater mit Ihrer Buchführung. Aber: Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben verbleibt bei Ihnen als Unternehmer. Machen Sie sich daher in jedem Fall mit den Pflichten und Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung vertraut.

Auswertung mittels Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz

Die doppelte Buchführung erlaubt jederzeit einen Überblick z.B. über den Stand der Verbindlichkeiten, über offene Kundenrechnungen und die Liquidität des Unternehmens. Dazu kommt: Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss machen. Dazu gehören eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Bilanz. Beide werden in der Regel vom Steuerberater angefertigt.

Prüfpflicht

Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen ihre Buchführung (und auch die Jahresabschlüsse) jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrollieren lassen. Dies ist in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Diese Prüfpflicht (HGB § 316) besteht für alle Unternehmen die nicht kleiner im Sinne von HGB § 267 sind.

Verletzung der Buchführungspflicht

Wer seiner Buchführungspflicht nicht nachkommt (z.B. durch verspätete oder fehlende Buchungen, fehlende Belege muss mit erhöhten finanziellen Belastungen rechnen: z.B. durch hohe Steuerschätzungen des Finanzamts sowie Säumniszuschläge und ggf. Steuernachzahlungen plus Zinsen.